Comment s’organiser avec un planner : mes astuces de Filofax-addict au travail

Un des articles les plus lus et recherché de ce blog est celui qui donne des conseils pour créer son carnet de voyage. J’ai aussi partagé mes astuces pour faire de mon fidèle Filofax un organiseur de voyages. Je me suis dit qu’une update sur l’évolution de la gestion de mes Filofax (car ça y est, j’en ai plusieurs, mais nous y reviendrons) vous intéresserait peut-être.

Pourquoi opter pour un Filofax au travail ?

Un de mes chefs (Anthony si tu passes par là !) m’a donné la saine habitude de noter absolument tout ce que je fais au travail. Pour ceux qui ont des clients, cela peut être utile pour savoir combien de temps vous leur consacrez (et donc ce qu’ils vous coûtent par rapport à ce qu’ils vous rapportent), et cela m’a été bien utile quand j’étais freelance.

Et quel que soit votre job, vous verrez que vous en tirerez d’utiles informations : visualiser en un clin d’œil le temps passé sur chaque tâche, vous donner le sens du devoir accompli en fin de journée, retrouver facilement si vous aviez bien envoyé une facture pour règlement à votre compta…

Quel agenda papier choisir ?

J’avais donc jusqu’à il n’y a pas si longtemps, un planner Storage.it de la marque japonaise Marks. JE L’ADORAIS. La douceur du papier, la poche zippée pratique, la mise en page de la partie agenda…

Malheureusement, ces planners n’existent pas à ma connaissance en version à anneaux (en adepte du post-it que je suis, tout cahier passant entre mes mains double rapidement de volume).

Le Filofax, c’est toujours pour moi l’outil le plus flexible, pour changer d’avis et reclasser mes notes, jeter des pages devenues obsolètes ou tout simplement moches (j’espère par là permettre à ceux qui se sentent complexés par les exemples parfaits et artistiques qu’on voit sur Instagram ou Pinterest d’expérimenter en toute liberté !)…

J’ai donc investi dans un deuxième Filofax, cette fois format A5 pour avoir la place de tout noter, en récupérant tout ce que j’avais mis en place sur mon storage.it.

Quelles recharges pour son agenda ?

Pour les recharges, je préfère la mise en page « académique » avec une semaine sur deux pages.

J’y trouve la place d’y mettre des to-do lists par jour dans l’espace « notes » sous chaque journée, et par semaine dans le plus grand bloc « ne pas oublier » à droite.
Au final, c’est aussi une solution plus économique, encore plus si vous imprimez ou confectionnez vos propres feuilles.

L’avantage du A5, c’est qu’il permet d’imprimer facilement au bon format. À partir d’un document word ou pdf, il vous suffit de sélectionner « livret » dans « format et positionnement des pages » dans les paramètres de votre imprimantes.

Comment décorer son planner ?

Concernant la déco, je me fais plaisir sur les intercalaires que je personnalise et renforce avec du washi tape assorti à mon Filofax.

Pour le reste, je préfère rester assez minimaliste : c’est un outil que j’emporte partout avec moi, en réunion ou rendez-vous, il faut que je reste crédible et que l’information apparaisse clairement.

Nouvelles astuces que j’ai découvertes pour améliorer son organisation dans un Filofax

…Mais qui fonctionnent à vrai dire quel que soit le modèle de planner qui a votre préférence.

•  j’ai opté pour un système de to-do list inspiré (mais simplifié) des adeptes du bullet journal, bujo pour les intimes :
  • je mets des cases à côté de chaque item, je coche d’un trait quand c’est en cours, d’une croix quand c’est terminé.
  • J’ai aussi un système de couleur pour souligner les tâches urgentes, prioritaires ou à déléguer.
  • Dans mes notes ou compte-rendus de réunion, quand il s’agit d’une tâche que je dois faire moi-même, je dessine un carré à côté, et un triangle quand la mission est confiée à quelqu’un d’autre : cela m’aide à remplir mes to-do lists, et à repérer facilement si je suis en attente d’information de la part d’une autre personne pour avancer sur un sujet.
• je vous ai déjà parlé de cette astuce toute bête qui rappelait qu’on peut mettre des intercalaires aussi bien en haut de page, que sur le côté droit de son agenda. Depuis, j’ai également eu deux illuminations pratiques :
  • découper des intercalaires dans des matières plastiques améliore leur résistance par rapport au carton. Cela peut aussi être une façon écolo et peu coûteuse de recycler les packagings de produits (j’ai un coffret de produits parfumés dont l’emballage en plastique transparent a fini en intercalaires).
  • autre possibilité : utiliser des stickers replaçables ! Flexibilité maximale dans l’organisation garantie. En voici dont j’apprécie la transparence (peu importe où vous les collez, ça ne cachera pas les infos inscrites en dessous) et la résistance

Quel matériel pour mon planner au travail ?

• Je raffole des Paper Mate erasable gel ou des Frixxion de Pilot. Vous l’aurez compris à leur nom, ce sont des stylos gel effaçables. Il suffit d’attendre que l’encre soit bien sèche et d’effacer par friction à l’aide du bouchon. Je suis également fan, pour un résultat plus permanent, des Paper Mate Ink Joy.
• Si vous faites régulièrement des inserts ou utilisez des printables pour votre planner, un massicot peut vite s’avérer rentable pour couper vos feuilles de papier bien droit et aux bonnes dimensions, plus rapidement qu’avec des ciseaux.
• Une pochette zippée permet de conserver son matériel, ses tickets pour notes de frais, des cartes de visite…
• Evidemment, une bonne perforatrice !

J’ai aussi des agendas pour préparer mes voyages, un autre pour la cuisine et la maison… Ca vous intéresse d’avoir un article sur ces sujets ? Dites-le moi dans les commentaires !

Et vous, vous êtes passé uniquement à l’agenda électronique ou vous continuez à noter sur papier ?